2. Case 1 (Moventas Wind)

Nykyaikainen tehokas liiketoiminta edellyttää yritysten keskittymistä ydinosaamiseensa, ja siten yritysten verkostoitumista. Uudenlainen toimintatapa tuo mukanaan uudenlaisia haasteita, joita tässä tutkimuksessa pyrittiin tunnistamaan.

Tässä luvussa esitettävä case perehtyy suurikokoisten valukomponenttien tilaus-toimitusketjun toimintaan ja ohjaamiseen suunnittelun alkamisesta aina laitteen kokoonpanoon saakka. Koko toimitusketjun osalta keskityttiin ketjun optimaaliseen toimintaan, läpäisyaikaan, toimitusvarmuuteen sekä laatuun.

Tutkimus jakautui kahteen osaan, joista ensimmäisen aikana tehtiin diplomityö jossa keskityttiin suurikokoisen valukomponentin tilaus-toimitusketjun toiminnan kuvaamiseen sekä sen mahdollisten ongelmakohtien tunnistamiseen ja parempien toimintamallien löytämiseen. Tutkimuksen toisen osan aikana syvennyttiin käsittelemään tilaus-toimitusketjun formaalin mallin muodostamisen hyödyllisyyttä toiminnan tukena sekä ketjun eri vaiheiden aikaisia tietotarpeita.

Tilaus-toimitusketjun toimintaa ja problematiikkaa lähdettiin ensimmäisessä osassa tutkimaan toimitusketjussa, johon kuului tuulivoimaloiden vaihteistoja valmistavan yrityksen lisäksi valimo ja konepaja. Toisessa vaiheessa tutkimusta laajennettiin kahteen uuteen toimitusketjuun, joihin kuului kaksi eri valimoa ja yksi konepaja. Toisen toimitusketjun koneistustoiminnot asiakasyritys teki itse. Tutkimukseen osallistuneet valimot olivat suurikokoisten komponenttien valmistamiseen kykeneviä käsinkaavaus hiekkavalimoita. Valimoista kaksi oli suomalaisia ja yksi saksalainen. Osallistuneet koneistamot olivat suomalaisia suurikokoisten kappaleiden koneistamiseen kykeneviä toimijoita.

Valukomponentin toimitusketju koostuu tyypillisesti asiakkaasta, aihion valmistavasta valimosta ja koneistuksen tekevästä konepajasta. Valukomponentin toimitusketju on esitetty kuvassa 1. Sarjavalmistusvaiheessa, asiakasyritys pyrkii yleensä tilaamaan suoraan valimolta asennusvalmiita komponentteja, jolloin valimo hoitaa tarvittavan koneistuksen alihankinnan. Yksittäiskappaleiden tapauksessa asiakas saattaa haluta hankkia valuaihion ja sen koneistuksen erikseen.

Kuva 1. Tyypillinen valukomponentin toimitusketju.

Yksittäiskappaleiden tai piensarjojen valutuotannon perusongelma on asiakkaan kokemuksen mukaan kohtuuttoman pitkä toimitusaika. Toimitusaika on paitsi pitkä, myös erittäin vaihteleva, ja toimitusketjun toimitusvarmuus on piensarjojen kohdalla heikohko. Pitkä toimitusaika ja suuri epävarmuus aiheuttavat toimitusketjun kaikille osapuolille ylimääräisiä kustannuksia. Ketjun toimintaa tulisi tehostaa läpäisyajan lyhentämiseksi ja kustannusten pienentämiseksi. Valukappaleista puhuttaessa myös piensarjoissa usein esiintyvät laatuongelmat ovat merkittävä epäkohta.

Tutkimuksen ensimmäisen osan tavoitteena oli kuvata valukomponentin toimitusketju ja tunnistaa siihen liittyviä kehityskohteita. Toisessa osassa keskityttiin formaalin toimintamallin hyödyllisyyden ja käyttökelpoisuuden arviointiin osana tuotannonohjausta, sekä siihen millaista tietoa tilaus-toimitusketjun missäkin vaiheessa tarvitaan, jotta ketju voi toimia mahdollisimman tehokkaasti.

Tutkimukselle asetettiin seuraavanlaisia tavoitteita:

• Tilaus-toimitusketjun ongelmakohtien tunnistaminen
• Gate-mallin toiminnan arvioiti ja mallin kehittäminen
• Projektiaikataulujen paikkansapitävyyden varmistaminen
• Laadukas valukomponentti ensimmäisellä yrityksellä
• Nopea kokonaisprosessi prototyyppikappaleiden valmistuksessa

Aineistoa tähän tutkimukseen kerättiin haastattelemalla useita henkilöitä kaikista seurattuihin toimitusketjuihin kuuluneista yrityksistä, tekemällä yritysvierailuja sekä havainnoimalla toimintaa. Haastatteluja tehtiin osin ryhmäkeskusteluna ja osin yksittäishaastatteluina. Osa haastatteluista tehtiin puhelimitse. Lisäksi aineistoa tarkentavia kysymyksiä esitettiin aiemmin haastatelluille henkilöille sähköpostitse. Haastatteluista kirjoitettiin runsaasti muistiinpanoja ja kaikki paikanpäällä tehdyt haastattelut nauhoitettiin myöhempää analysointia varten. Olennainen osa aineistonkeruuta oli tutkimuksen esimerkkitapauksiksi valittujen komponenttien tilaus-toimitusprosessien seuranta suunnitteluvaiheesta vaihteiston kokoonpanoon asti.

Ennen haastatteluiden tekemistä muodostettiin oma näkemys siitä, miten toimitusketju on muodostunut ja kuinka se toimii. Haastattelukysymykset asetettiin muodostetun näkemyksen perusteella. Näin toimien saatiin aikaan vilkkaampaa keskustelua kuin kysymyksillä, joihin ei itse oltu mietitty vastausta. Toimintatapa toi julki myös asioita, joista haastateltava ei todennäköisesti olisi kysymättä osannut kertoa.

Kerätyn aineiston analysointi aloitettiin muodostamalla kuvaus toimitusketjuista, niihin liittyvistä toimijoista sekä ketjujen toiminnasta. Toimitusketjujen ongelmakohdat pyrittiin tunnistamaan ja niihin löytämään parempia ratkaisuja. Ongelmakohtien löytymisen synnyttämiä kysymyksiä pyrittiin ratkomaan suhteessa tutkimuksen aluksi asetettuihin tutkimuskysymyksiin ja tavoitteisiin. Aineiston pohjalta luotiin erilaisia kaavioita, taulukoita ja kuvauksia toimintaympäristöstä. Näiden avulla pureuduttiin kuhunkin ongelmaan erikseen unohtamatta kuitenkaan kokonaisuutta.

Toimitusten nopeus, täsmällisyys ja laatu sekä toimitusketjun joustavuus ovat nykyisin edellytyksiä kilpailukyvylle. Asiakkaat vaativat entistä korkeampaa laatua ja nopeampia toimituksia jatkuvasti pienemmille toimituserille.

Toimitusaika

Aika on toimitusketjujen suorituskyvyn keskeinen mittari. Sillä on monia etuja muihin mittareihin nähden. Aika on yleensä yksi keskeisimmistä kilpailutekijöistä. Aika on kaikille samanlainen suure ja käytettävissä oleva ajan määrä on kaikille sama. Erityisen hyvin aika sopii logististen virtojen mittaamiseen ja ohjausongelmien etsimiseen. Toimitusajan merkitys kilpailutekijänä on nykyään tärkeä myös investointihyödykkeitä valmistettaessa. Erityisesti muodikkailla ja nousussa olevilla aloilla toimitusaikojen merkitys on korostunut. Yritysten onkin jatkuvasti kehitettävä toimitusnopeuttaan pysyäkseen kilpailukykyisinä kansainvälisillä markkinoilla. 22

Toimitusketjussa syntyy ongelmia mikäli toimitukset luvataan asiakkaalle niin nopeassa aikataulussa, ettei tuotanto pysty valmistamaan tuotetta ajoissa. Perinteinen tapa nopeuttaa toimitusta on varastoida valmiita komponentteja tai puolivalmisteita. Toimitusta voidaan nopeuttaa myös priorisoimalla työjärjestystä tai aloittamalla komponenttien valmistus ennen varsinaista tilausta. Edellä mainittuja keinoja parempi tapa toimitusajan lyhentämiseen on panostaa toimintatapojen kehittämiseen. Toimintatapojen kehittämisen vaikutukset korostuvat tilausohjautuvaa piensarjatuotantoa kehitettäessä. 22

Suunnitellut projektiaikataulut eivät toteutuneet seuratuissa tapauksissa. Aikatauluja päivitettiin ja muokattiin projektin edetessä, mutta sitä tehtiin kuitenkin epäsäännöllisesti. Mikäli aikatauluja olisi päivitetty tai edes tarkasteltu säännöllisesti esimerkiksi muutaman viikon välein, olisi mahdollisiin ongelmatilanteisiin voitu reagoida paremmin. Mitä aiemmin ongelmatilanteisiin puututaan, sitä pienemmäksi niiden aikatauluvaikutukset todennäköisesti jäävät.

Ketjun alkupään toimintojen myöhästyminen vaikuttaa eniten kokonaisuuden toimintaan. Niiden myöhästyessä koko ketju on jo lähtökohtaisesti myöhässä. Toimitusketjun haasteet ja ongelmat eivät kuitenkaan ole ainoa tekijä, joka vaikuttaa aikataulujen pitävyyteen. Usein työjärjestystä joudutaan muokkaamaan kiireellisyyden mukaan ja toimintoja priorisoimaan. Tällöin joitain töitä joudutaan aina lykkäämään ja se taas näkyy kyseisen projektin aikataulussa. Kiireelliset projektit tulisikin pystyä hoitamaan niin etteivät ne häiritse muuta tuotantoa. Suurin vaikutus toimitusten aikataulussa pysymiseen näyttäisi kuitenkin olevan tiedonvälityksen ja projektien seurattavuuden kehittämisellä. Kun tarvittava tieto liikkuu ketjussa nopeasti ja varmasti ja toimijoilla on mahdollisuus seurata projektin etenemistä on aikataulujen pitävyydellä hyvät perusteet.

Toimitusajan lyhentäminen on yritykselle aina mahdollisuus. Ne yritykset, jotka voivat toimia kilpailukykyisesti markkinoiden nopeimmassa rytmissä voivat hinnoitella tuotteensa paremmin, lisätä myyntiään tai parantaa sisäistä tehokkuuttaan huomattavasti. Usein toimitusajan lyhenemisen myötä paranevat myös yrityksen muun toiminnan tehokkuus, toimitustäsmällisyys ja laatu. Lyhyempi toimitusaika myös parantaa ohjattavuutta ja pienentää sitoutuneen pääoman määrää. Usein toimitus- ja läpäisyaikoja voidaan lyhentää ilman merkittäviä investointeja. Suurimmat hyödyt saataisiin keskittymällä työtapojen vakiointiin, tiedonkulun tehostamiseen sekä projektinhallinnan ja seurattavuuden parantamiseen. 22

Toimitusvarmuus

Toimitusketjun tehokas toiminta edellyttää toimittajilta hyvää toimitusvarmuutta. Toimitusten on oltava moitteettomia niin määrällisesti, ajallisesti kuin laadullisestikin. Puutteet ja virheet toimituksissa aiheuttavat lisätyötä, pidentävät läpimenoaikaa ja heikentävät siten tuottavuutta. Toimitusajan pidentäminen ei yleensä paranna toimitusvarmuutta, vaan saattaa aiheuttaa ylimääräisiä ongelmia toimitusketjun toimintaan. Toimituksen odotusaika kasvaa, kun toimitusaikaa pidennetään. Tänä aikana nimikkeeseen ehtii usein tulla aiempaa enemmän muutoksia, jotka hankaloittavat tuotantoa ja toimitusketjun ohjausta. Toimitusketjun osapuolten tulisi yhdessä sopia nimikkeelle järkevä toimitusaika, jossa huomioidaan kaikkien osapuolten tarpeet. Tiedonkulun parantamisella ja projektien ennakkotietojen antamisella voidaan toimitusaikaa usein lyhentää ja toimitusvarmuutta parantaa merkittävästikin. 22 23 27

Toimitusten epätäsmällisyyden vuoksi ne ajoitetaan usein hieman liian aikaisiksi, jotta toimittajien myöhästyminen ei haittaisi asiakasyrityksen omaa toimintaa. Toimitusketjun ongelmat vähenevät näennäisesti, mutta todellisuudessa ennakointi sitoo turhaa pääomaa ja hidastaa toimitusketjun reagointinopeutta. Toimitusvarmuus ei takaa toimitustäsmällisyyttä, sillä etukäteen toimitetut tilaukset eivät näy toimitusvarmuuden heikentymisenä. Liian aikaisin toimitetut tilauksetkin aiheuttavat ongelmia. Nimikkeitä joudutaan varastoimaan turhaan ja laskutus käynnistyy asiakastoimitusten tapahduttua. Toimitusvarmuus paranisi tehokkaimmin kehittämällä revisionhallintaa, tiedonkulkua ja projektien seurattavuutta.

Projektien seurattavuus

Projektin etenemisen seuraaminen toimitusketjussa on usein hankalaa. Kenelläkään ei missään vaiheessa ole kokonaiskäsitystä siitä, mitä toimitusketjussa tapahtuu ja missä valmistuksen vaiheessa komponentti on. Tiedonkulun tehostaminen ja aikatauluraportoinnin ottaminen osaksi päivittäistä toimintaa parantaisivat seurattavuutta huomattavasti. Gate mallin ulottaminen koko toimitusketjuun ja sen oikeanlainen hyödyntäminen toisivat oman osansa projektien seurattavuuden helpottamiseen. Jonkin osapuolen tulisi ottaa vastuu toimitusketjun seuraamisesta. Toki kaikkien osapuolten tulee tehdä oma osuutensa ja toimia sovittujen sääntöjen mukaan, mutta tehokkaasti toimiva toimitusketju vaatii vastuullisen tahon, joka seuraa ketjun tapahtumia ja huomauttaa epäkohdista arvittaessa. Parhaimmillaan toimitusketjun seurattavuus olisi silloin, kun kuka tahansa ketjun osapuolista pystyisi milloin tahansa tarkastamaan projektin tilanteen yhteisestä tietojärjestelmästä. Seurattavuuden parantaminen tehostaisi kaikkia toimitusketjun osia.

Toimitusketjun kehittäminen

Usein arvioidaan toimitusketjun eri osapuolten sisäistä tehokkuutta, eikä suinkaan niiden kykyä palvella koko toimitusketjua tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Kehitystoimet suunnataan useimmiten valmistukseen ja ketjun sisäisen tiedonkulun kehittäminen unohdetaan. Valmistus ja kokoonpano muodostavat yleensä kuitenkin maksimissaan kolmanneksen toimitusketjun kokonaisläpäisyajasta. Todellinen lisäarvoa tuottava aika on toimitusketjusta tyypillisesti vain 0,05 – 5 %. Loppuaika kuluu tilauksenkäsittelyyn, suunnitteluun, hankintaan, asennukseen ja odottamiseen. Odotusaika on usein seurausta tehottomista ohjausperiaatteista. 22

Toimitusketjun suorituskykyyn on kiinnitettävä huomiota kokonaisuutena, jotta läpäisyaikaa pystytään lyhentämään ja toimitusvarmuutta parantamaan. Pelkästään eri yksiköiden sisäistä toimintaa muuttamalla ketjua ei koskaan saada toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla. Heikko kokonaissuorituskyky aiheutuu yleensä toimitusketjun huonoista ohjausperiaatteista ja puutteellisesta tiedonvälityksestä. 19 22

Hankintatoimen kehittäminen ja päivittäisten toimintojen ohjaaminen tulisi eriyttää toisistaan selkeästi. Kehittämisellä tulisi luoda mahdollisuudet nopeaan ja tehokkaaseen toimintaan toimittajien kanssa. Olennainen osa kehitystyötä on pelisääntöjen sopiminen yhteisen toimintatavan kuvaus. Kun pelisäännöt ovat etukäteen osapuolien tiedossa, voidaan toimitusprosessin aikana keskittyä vain tuotetta jalostaviin toimintoihin eikä esimerkiksi hinta- ja toimitusaikaneuvotteluihin. 19 22

Asiakasyrityksen ja toimittajan yhteistyön kehittämisen tavoitteena tulisi olla yritysten välinen kumppanuus. Kumppanuus edellyttää pitkäaikaista yhteistyötä ja toiminnan jatkuvaa kehittymistä sekä avointa ja luottamuksellista suhdetta. Tällaisia yhteistyösuhteita ei yrityksellä voi samanaikaisesti olla kovin monta. Ideaalitilanteessa kumppanit ovat tasavertaisia toimijoita ketjussa ja yhteistyö on osa arkipäivää. 22

Tiedon merkitys toimitusketjun tehokkuudessa on valtava. Tutkimusten mukaan vain noin 25% kaikesta yrityksissä olevasta tiedosta hyödynnetään tehokkaasti koko ketjun yhteisen edun hyväksi. Tällä alueella olisi lähes kaikissa toimitusketjuissa runsaasti potentiaalia tehostamiseen vähäisin kustannuksin. Tiedonhallinnan kehittäminen on usein nopein tapa parantaa toimitusketjun tehokkuutta. Uudenlaisten tietoteknisten työvälineiden avulla tiedonhallintaa ja välitystä voidaan tehostaa huomattavasti, mutta ne on nähtävä vain tehostamisen välineinä eikä suorina ratkaisuina nykyisiin ongelmiin. 19

Nykyaikainen tapa kehittää tietovirtojen hallintaa on ottaa käyttöön tietojärjestelmä, jonka avulla toimitusketjua hallitaan niin materiaali- kuin tietovirtojenkin osalta. Tietojärjestelmän käyttöönotto on aina haastava tehtävä. Tietojärjestelmä on usein osa ihmisten päivittäistä työntekoa, joten myös sen mahdolliset ongelmat kohdataan usein. Tietojärjestelmä voi toimia tiedon varastona, välittäjänä sekä johtamisvälineenä. Teknisiä rajoituksia informaatiosysteemien kehitykselle ei enää juurikaan ole. Sen sijaan järjestelmien puutteet johtuvat useimmiten puutteellisesta tarpeen määrittelystä.

Informaatioteknologia vaikuttaa ihmisten ja organisaatioiden välisiin valtasuhteisiin. Tieto on valtaa, ja siksi tärkeää. Tiedon jakamisella tai jakamatta jättämisellä voi olla suuria ja jopa kriittisiä vaikutuksia toimitusketjussa. Informaatiolla on arvoa vain jos se tukee päätöksentekoa. Päätöksenteon kannalta turhan informaation keräämistä toimitusketjun yhteisiin tietojärjestelmiin tulee välttää. Mitä vähemmän ja olennaisempaa tietoa järjestelmä sisältää sitä helpompaa sen käyttö on pitää tehokkaana. 21

Dokumentointi ja versionhallinta

Järjestelmällinen ja tehokas dokumentointi on projektiosaamisen ydinasia. Usein tuotekehitysprojektien dokumentointi jää vaillinaiseksi ja sen taso vaihtelee. Moitteettomasti toimivassa tuotekehitysorganisaatiossa kaikki tuotekehitysprojektin vaiheet dokumentoidaan huolellisesti ja kaikki tehdyt muutokset ja ehdotukset ovat löydettävissä myöhemmin uudelleen. 24

Ajantasainen tieto tuotettavasta komponentista on tärkeää koko toimitusketjulle, joten piirustusten versionhallinta on tärkeää. Hyvä versionhallinta mahdollistaa myös toimivat aftersales –palvelut. Tehokkaasti toimittaessa tiedot muutoksista välittyvät toimitusketjun kaikille osapuolille heti niiden tekemisen jälkeen. Toimitusprosessin aikainen tuotekehitys tulisi vähentää minimiin. Verkoston kommunikaatioongelmat vähenevät, kun tuotteeseen ei tule muutoksia kesken tuotannon. Muutosten määrän vähentäminen nopeuttaa tuotantoprosessia ja helpottaa versionhallintaa. 24

Ennakkoinformaatio

Toimitusketjujen kuormitus saattaa vaihdella huomattavan nopeasti. Jotta toimittaja pystyy varautumaan muutoksiin, on ennakkoinformaatio tulevista tilauksista erittäin tärkeää. Ennakkoinformaation perusteella toimittaja voi varata tuotantokapasiteettiaan tilaukselle ja varmistaa siten aikataulun mukaiset toimitukset. Ennakkotiedotus nähdään usein ylimääräisenä palveluna, eikä sen vaikutusta kokonaisuuteen ymmärretä. Usein toimittajille riittää hyvin karkeakin ennakkotieto tulevista tarpeista. Lopullinen tieto tarvitaan usein vasta muutamia viikkoja ennen toimitusta. Yritysten tulisi ymmärtää nykyistä paremmin, mikä tieto on välttämätöntä ja mikä vain hyödyllistä. Liian tarkkojen tietojen odottaminen hidastaa ja vaikeuttaa toimitusketjun toimintaa tarpeettomasti. Toisaalta tuotantoa ei pidä käynnistää liian epätarkkojenkaan tietojen avulla. 21 22

Toimitusketjun osapuolten välinen kommunikointi on valitettavan usein satunnaista. Välillä tilauksista ja muutoksista tiedotetaan välittömästi, joskus tieto ei kulje lainkaan. Säännöllisesti annetut tiedotteet ja ennusteet helpottaisivat toimittajien toimintaa huomattavasti. Yksinkertaisten ja vakioitujen toimintatapojen ja lomakkeiden avulla yritysten välistä kommunikointia on helppo tehostaa. Vakioidut käytännöt myös säästävät kaikkien osapuolien henkilöresursseja. 22

Tiedonvälityksen tavat

Tiedonvälityksen tavat ovat viime vuosikymmenten aikana muuttuneet radikaalisti. Siitä huolimatta puhelin ja perinteiset palaverit ovat edelleen erittäin tärkeässä roolissa tiedonvälityksessä. Palaverien avulla voidaan helposti varmistua siitä, että kaikki osallistujat saavat varmasti tiedon samanaikaisesti. Palaverien hyödyllisyyttä nostaa mahdollisuus reaaliaikaiseen keskusteluun. Tietotekniikka mahdollistaa nykyään videoneuvottelut ilman kalliita lisälaitteita, joten ne alkavat vähitellen nousta perinteisten palavereiden rinnalle. Puhelin on tärkeä väline nopeassa tiedonvälityksessä. Nykyisellään teollisuudessa ei pystytä viestimään yhtä nopeasti ja tehokkaasti millään muulla välineellä kuin puhelimella.23

Sähköpostin käyttö on yleistynyt viimeisen vuosikymmenen aikana räjähdysmäisesti. Sen avulla siirretään dokumentteja, käydään neuvotteluita ja jaetaan informaatiota. Oikein käytettynä sähköposti on erittäin tehokas työväline, mutta sillä on myös ongelmansa. Sähköpostin suurimmat edut ovat sen nopeus ja helppous. Nykyään sähköpostin ongelma on viestien suunnaton määrä ja siten tärkeiden tietojen huomattavuus ja arkistoitavuus. Myös tietoturvaan tulee kiinnittää huomiota. Internetin hyödyntäminen tiedonvälityksessä muutenkin kuin sähköpostin osalta on myös mahdollista. Tällaisen ratkaisun suurin etu on siinä, että se ei vaadi erityisiä ohjelmistoja käyttäjiltään, vaan kukin pääsee tarkastelemaan tietoja tavallisella internetselaimella. Tiedon jakelu ja arkistointi on tietojärjestelmän avulla yksinkertaista ja selkeää. Tiedot tallentuvat palvelimelle aina, kun ne sinne ladataan ja poistuvat sieltä vain, kun joku poistaa ne. Kaikki projektiin liittyvät tiedot ja dokumentit löytyvät tällöin samasta paikasta. Kaikki tietoa tarvitsevat voivat hakea tietoja ajasta tai paikasta riippumatta, kunhan heillä on käytössään internet yhteys. Internetin tarjoamia mahdollisuuksia hyödyntämällä voidaan parantaa etenkin projektien seurattavuutta. Toimitusketjun seuranta on tarpeen sen tehokkuuden varmistamiseksi. Tieto mahdollisesta myöhästymisestä tai laatuongelmasta on oltava osapuolten saatavilla mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tietojärjestelmissä olevien tietojen on oltava ajantasaisia ja näkyvissä kaikille osapuolille. 16 23 30

Projektinhallintasivusto

Valukomponentin toimitusketjun läpäisyaikaa, toimitusvarmuutta ja kustannustehokkuutta heikentävät ketjun eri vaiheissa esiin tulevat ongelmat sekä heikko tiedonkulku. Toimitusketjua tulisi ajatella ja hallinnoida tehokkaammin yhtenä kokonaisuutena. Tähän liittyy yhteistyön syventäminen tuotantoketjun eri osapuolten kesken, hankintatoimen kehittäminen ja ennen kaikkea tiedonhallinnan ja välityksen kehittäminen. Tehokkaalla toteutuksella voidaan vaikuttaa positiivisesti kaikkiin kehityskohteisiin. Toimitusketjun kehittämisen tavoitteet tulisi aina asettaa niin, että ne toteutuessaan hyödyttävät kaikkia ketjun toimijoita. Tavoitetta edistämään suositellaan käyttöön otettavaksi toimitusketjun yhteinen projektinhallintatyökalu.

Yhtenä mahdollisena työvälineenä tilaustoimitusketjun hallinnassa voisi toimia internet sivusto, jonne koottaisiin kaikki projektiin liittyvä toimitusketjun osapuolten tarvitsema informaatio. Sivustolla informaatio olisi kaikkien osapuolten helposti saatavilla. Avainasia sivuston hyödyntämisessä on avoin ja tehokas tiedonvälitys. Ehkä tärkeimpänä ominaisuutena sivustolla olisi erittäin helppokäyttöinen ja visuaalinen projektin seurantatyökalu. Se voi olla esimerkiksi aikataulukaavio, kalenterisivu tai vastaava. Käyttäjien tulisi omalta osaltaan päivittää aikataulu aina sen muuttuessa. Aikataulutiedon lisäksi toinen ehdottoman tärkeä ominaisuus on dokumenttisivu. Sille kerätään kaikki projektiin liittyvät dokumentit kuten piirustukset, tilaussopimukset, laatutarkastusten pöytäkirjat ja erilaisten palaverien pöytäkirjat. Kuvassa 2 esitellään näkymä tutkimuksen aikana hahmotellun projektinhallintasivuston etusivusta.

Sivustolle kirjataan myös projektin vaiheet, ja niiden toteutumista seurataan omalla sivullaan. Projektiin tehdyt muutokset kirjataan omalle sivulleen ja niistä ilmoitetaan automaattisesti kaikille ketjun osapuolille. Toimitusketjun hallintaan liittyvien henkilöiden yhteystiedot kirjataan myös näkyviin. Tehokkaana kommunikointivälineenä voisi toimia sivuston oma keskustelupalsta, jonne pääsisivät kirjoittamaan kaikki henkilöt joille on myönnetty oikeus seurata sivustoa. Keskustelupalstan lisäksi kommentteja ja näkemyksiä voi kirjata kullakin sivulla sille varattuun kenttään.

Kuva 2. Näkymä projektinhallintasivuston etusivusta.

Sivusto on tässä muodossaan yksi ehdotelma siitä, mitä projektinhallintaan käytettävä internetsovellus voisi sisältää. Pidemmälle jalostettuna sivuston ulkoasu ja toiminnallisuus tietenkin muokkautuisivat toimijoiden vaatimusten mukaan. Toiminnallisuutta voidaan lisätä esimerkiksi siten, että sivusto keräisi tarvitsemiaan tietoja automaattisesti yritysten muista tietojärjestelmistä. Näin sivuston ylläpito ei vaatisi erillistä työtä. Toinen esimerkki toiminnallisuudesta voisi olla kaikkien projektisivustolle tehtyjen muutosten automaattinen ilmoittaminen osapuolille.

Hahmoteltu projektinhallintasivusto on rakennettu seuraamaan vain yhden komponentin tuotantoketjua. Yrityskäytössä käytännöllisempi ratkaisu olisi seurata esimerkiksi kaikkien samaan tuoteprojektiin liittyvien komponenttien toimitusketjua saman sivuston avulla. Sivuston toiminnallisuuden laajentaminen monien komponenttien seurantaan on kuitenkin suhteellisen yksinkertaista sen jälkeen, kun yhden komponentin seuranta on saatu toimimaan halutulla tavalla.

Tutkimuksen aikana case yrityksessä otettiin käyttöön Gate-malli projektinhallintaan. Uuden toimintamallin avulla pyritään sitouttamaan kaikki suunnittelun osapuolet paremmin suunnitteluprosessiin. Gate-malli nähdään koko suunnittelu- ja tuotantoketjua ohjaavana menetelmänä. Mallin avulla vastuunjako selkeytyy ja kullekin osaalueelle on helposti määritettävissä selkeä vastuuhenkilö. /8/

Gate-malli on Robert G. Cooperin alun perin tuotekehitysprosessin hallintaan kehittämä työkalu. Malli jakaa prosessin jaksoihin ja niitä toisistaan erottaviin portteihin. Jokaisen portin kohdalla järjestetään katselmus, jossa tarkastellaan projektin tilannetta ja annetaan lupa edetä seuraavaan jaksoon. Jaksot ja portit kannattaa suunnitella kunkin projektin vaatimuksiin sopiviksi. Jaksojen työvaiheista on olemassa suosituksia, jotka kuitenkin soveltuvat vain tietynlaisiin projekteihin. Kuvassa 3. on esitetty projektin eteneminen Gate –mallin mukaan. /4/

Cooperin alkuperäisen ajatuksen mukaiset jaksot ovat: /5/

• Projektin rajaus ja määritys
• Kaupallisten mahdollisuuksien luonti
• Kehittäminen
• Koekäyttö ja validointi
• Kaupallistaminen

Yleensä Gate-mallin käyttö nopeuttaa projektien etenemistä ja parantaa laatua. Tuotekehitysympäristössä menetelmän käyttö karsii nopeasti pois sellaiset tuotteet, joiden menestyminen näyttää erittäin epävarmalta. Menetelmä myös auttaa keskittymään projektin kannalta olennaisiin prosesseihin. Gate-mallin suurin ongelma on sen rakenteellinen jäykkyys, jonka on sanottu muun muassa rajoittavan projektiin osallistuvien henkilöiden luovuutta. /4, 5/

Kuva 3. Projektin eteneminen Gate mallin mukaan. /4/

Tutkimuksen aikana yrityksessä tapahtunut gate-mallin käyttöönotto on selkeyttänyt prototyyppivaihteiden suunnitelun ja valmistuksen kulkua. Malli kuitenkin vaatii vielä paljon kehittämistä, jotta siitä saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti. Gate-malli ei nykyisellään täysin vastaa sille asetettuja tavoitteita. Vaadittavia katselmuksia ei aina pystytä pitämään alkuperäisen aikataulusuunnitelman mukaan, projektit etenevät vaikka kaikkia gaten läpäisyyn vaadittavia tehtäviä ei ole saatu tehtyä valmiiksi ja osaprosessien vastuujaot ovat osittain epäselviä. Toimitusketjun eri osapuolet eivät myöskään saa kaikkia tarvitsemiaan tietoja ennen virallisia katselmuksia. Tällaisia tietoja ovat etenkin aikataulutiedot ja tiedot muutoksista. Mallilla on myös rakenteellisia heikkouksia. Se ei esimerkiksi ota aikataulussa huomioon mahdollisia kommenttien tms. vaatimia iteraatiokierroksia suunnittelussa, osa gatejen tehtävämäärittelyistä on ympäripyöreitä ja gatet paisuvat sisällöltään turhan laajoiksi.

Jotta tällainen muodollinen malli voi toimia hyvin, on sovituista asioista pidettävä kiinni ja kaikkien tilaus-toimitusketjun osapuolien sitouduttava mallin vaatimiin toimintatapoihin myös alihankkijoiden tasolla. Malliin ei voi sitoutua, jollei sen toimintaa ymmärretä ja arvosteta. Koulutusta on siis järjestettävä jatkuvasti niin mallin käytöstä kuin sen tarkoitusperistäkin. Muutoinkin projektinhallinnan olennainen osa on projektin eri osapuolien sitouttaminen yhteiseen päämäärään ja heidän kouluttamisensa toimimaan niin, että päämäärä voidaan saavuttaa.

Käyttöön otettu gate-malli pohjautuu melko puhtaasti hankintojen johtamiseen. Parempaa tulosta mallin käyttämisellä saataisiin aikaan, jos lähtökohtana olisi koko projektin johtaminen ja toimitusketjujen ohjaaminen. Tällaisen mallin toiminnan tuloksena syntyisi automaattisesti paitsi hankintoja ohjaavaa tietoa myös paljon muuta projektin hallinnan kannalta merkityksellistä tietoa.

Tutkimuksen kirjallisina tuloksina ovat syntyneet diplomityö otsikolla ”Valukomponentin tuotevariaatio toimitusketjussa”, sekä yritykselle kohdistettu raportti tutkimuksen tuloksista ja osuus Yhteisöllinen tuotannonohjaus verkoistoituvassa liiketoiminnassa -projektin loppuraportista.

Asiakasyrityksessä oltiin tyytyväisiä projektin aikana syntyneisiin havaintoihin ja tuloksiin sekä etenkin niistä alkaneeseen vilkaaseen keskusteluun. Tutkimustulosten pohjalta toimintaa on jo kehitetty ja kehitetään edelleen.

Toteutuneita

• Tietojärjestelmämuutos
• Gate-mallin muutokset
• Yhteistyön lisääminen aikataulujen suunnittelussa. (Toimittajien kanssa keskustellaan aikatauluista, eikä suoraan esitetä vaadittua toimituspäivää)

Tulevia

• Verkoston yhteistoiminna kehittäminen ja toimijoiden sitouttaminen
• Suunnitteluosaamisen lisääminen
• Gate-mallin jatkuva kehittäminen

Tutkimusaineisto on varsin suppea, eikä sen perusteella voida tehdä kovin laajoja tieteellisiä yleistyksiä. Kerätty tieto on kuitenkin luotettavaa ja asiantuntevaa. Havainnot ja tulokset kertovat hyvin seuratuista projekteista joiden määrää pitäisi kuitenkin lisätä, jotta voitaisiin tehdä luotettavia yleistyksiä.

Nykyaikainen tehokas liiketoiminta edellyttää yrityksiltä luovaa ja nopeaa toimintaa asiakasräätälöityjen tuotteiden ja palveluiden valmistamiseksi. Tehokkuus syntyy ennen kaikkea hyvästä tiedonhallinnasta, ydinosaamiseen keskittymisestä ja jatkuvasta kehittymisestä. Myös koko henkilökunnan erikoistaitojen hyödyntäminen on tärkeää. Tehokkuus edellyttää yritysten verkostoitumista, mikä korostaa yhteistyön merkitystä. Yhteistyön muuttuessa yhä tärkeämmäksi, muuttuu se samalla entistä haastavammaksi. Kommunikoinnin ja tiedonhallinnan tulee toimia moitteettomasti yli erilaisten kulttuuri- ja toimintatapaerojen. Teknologian kehittymisen myötä yhteistyön tekemiseen on tarjolla monia uusia apuvälineitä, joiden tehokas hyödyntäminen avaa uudenlaisia mahdollisuuksia liiketoiminnan harjoittamiseen.

Kilpailukyvyn säilyttämiseksi ja parantamiseksi ketjun toiminnan jatkuva kehittäminen on välttämätöntä. Toimitusketjun kehittäminen kannattaa aloittaa pienistä asioista, joilla kuitenkin on usein suuri vaikutus kokonaisuuden tehokkuuteen. Useimmat kehitysprojektit voidaan toteuttaa melko nopeassa aikataulussa ja pienin kustannuksin. Erityisesti tiedonhallintaan ja -välitykseen kannattaa etsiä uusia tehokkaampia toimintatapoja, sillä tehoton tiedonhallinta vaikuttaa toimitusketjun kaikkiin vaiheisiin pidentäen läpimenoaikaa ja lisäten kustannuksia. Uusia tietotekniikan kehittymisen mahdollistamia välineitä, esimerkiksi sosiaalista mediaa, kannattaa kokeilla myös teollisessa ympäristössä. Tietoteknisiä välineitä ei saa kuitenkaan nähdä suorina ratkaisuina nykyisiin ongelmiin vaan uudenlaisten toimintatapojen mahdollistajina. Mikään järjestelmä ei itsessään tuo parannusta toimintaan, vaan toiminnan kehittyminen vaatii aina muutoksia myös ihmisten toiminnassa ja asenteissa.

Mitään tuotantotoiminnan osaaluetta ei saa vähätellä kokonaisuuden kannalta. Toiminnan kehittämisen tavoitteena on aina oltava kokonaisuuden parantaminen, ei vain yksittäisten vaiheiden tehostaminen. Jatkuvan kehittymisen kannalta projektien toteutumisen jatkuva seuraaminen ja analysointi on ensiarvoisen tärkeää. Näin toimien voidaan toimintaa kehittää pienin askelin kohti tavoitetilaa.

Toimitusketjun tarkka ja huolellinen kuvaus on tarpeellinen apuväline toimintaa kehitettäessä. Tutkittujen tapausten pohjalta voidaan kuitenkin sanoa, ettei kuvauksen ja ohjausmallin luominen toiminnan tueksi sinällään ole ratkaisu toimitusketjun ongelmiin. Jotta formaalin mallin, kuten gate-mallin, hyödyt saadaan irti on toimintamallin määrittelyn oltava tarkka ja onnistunut ja koko toimitusketjun alihankkijoita myöten sitoutunut mallin käyttöön. Formaalin mallin rakentaminen toiminnan tueksi ei auta, jos siinä sovituista asioista ei kuitenkaan pidetä kiinni tai mallin vaatimukset toteutuvat toiminnassa vain osittain.

Vaikka toiminnan kehittämisen tukena käytettäisiin millaisia apuvälineitä tahansa vaatii se kuitenkin ihmisten aktiivista osallistumista. Mikään tietotekninen väline tai formaali toimintamalli ei toimi, ellei sen käyttäjä toimi oikealla tavalla ja motivoituneesti. Muutoksen lähtökohtana pitää aina olla toimitusketjun kokonaisuuden kehittäminen, ei esimerkiksi tietojärjestelmän uusiminen pelkästään. Hyvin toimiva toimitusketju vaatii hyvät resurssit: sopivat välineet sen hallitsemiseen ja motivoituneet ja sitoutuneet työntekijät.

4 Stamm B. Managing innovation, design and creativity.

Second edition. Sussex. 2008. 572 s. ISBN 9780470510667
Saatavissa: http://books.google.fi

5 Robert G. Cooper. The Stage-Gate Idea-To-Launch. Reference Paper #30.

Saatavissa: http://www.stagegate.net/downloads/working_papers/wp_30.pdf

16 Apilo T. Hytönen H. Valkokari K. Arvonluonnin uudet muodot ja verkostot.

 Helsinki. VTT. 2009. 94 s. VTT tiedotteita 2490. ISBN 9789513873035

19 Jahnukainen. Lahti. Luhtala. LOGIpro –tilausohjautuvien toimitusketjujen

 kehittäminen. Helsinki. Metalliteollisuuden keskusliitto. 1996. 169 s.
 ISBN 9518176531

22 Janhukainen J. Lahti M. Virtanen T. Toimittajayhteistyö tilausohjautuvissa

 toimitusketjuissa. Helsinki. Metalliteollisuuden keskusliitto. 1997. 102 s.
 ISBN 951817668X

23 Häkkinen K. Internet alihankintaprosessin työkaluna. Lisensiaatintyö.

 Teknillinen korkeakoulu, konetekniikan osasto. Espoo. 2000. 95 s.

24 Pelin R. Projektihallinnan käsikirja. Kolmas painos. Helsinki.

 Projektijohtaminen Oy. 2002 410 s. ISBN 9519743057

27 Vesalainen J. Kaupankäynnistä kumppanuuteen. Helsinki. Metalliteollisuuden

 Keskusliitto. 2002. 220 s. ISBN 9518177872